01
Choisissez les pièces utiles
Partez des questions du client et ne collectez que les documents nécessaires au dossier.
Guide des documents fournisseurs
Quels documents fournisseurs collecter et quelles informations en extraire ?
Un dossier fournisseur réunit des informations administratives, financières, contractuelles et de sécurité. Passkoi les extrait de vos documents pour préparer des réponses sourcées, à vérifier avant de les partager.
Créer mon comptePasseport sécuriséSources privées · partage autorisé
- 216 types d’informations recherchés, dont 23 champs KYC confidentiels
- 14 formats acceptés, avec reconnaissance de caractères pour les scans
- Jusqu’à 500 faits par document, avec leurs preuves
Simple pour les deux entreprises.
02
Contrôlez les informations
Vérifiez la valeur, la personne ou l’entreprise, la période et l’extrait justificatif.
03
Autorisez la réutilisation
Sélectionnez les informations à partager et validez les réponses au questionnaire.
Identité entreprise et KYB
Documents : Extrait d’immatriculation, statuts, organigramme capitalistique.
Informations recherchées : Raison sociale, SIREN ou SIRET, siège, dirigeants et bénéficiaires effectifs déclarés.
Préparer un dossier fournisseur en distinguant l’entreprise concernée de ses clients, filiales et prestataires.
Cybersécurité et continuité
Documents : Politique de sécurité, rapport d’audit, PCA, PRA et engagements de service.
Informations recherchées : MFA, chiffrement, gestion des accès, sauvegardes, RTO et RPO.
Retrouver les preuves pour répondre à un questionnaire sécurité client. Une politique décrit des engagements, pas la preuve de leur application.
Protection des données
Documents : Accord de traitement des données (DPA), annexes et politique de confidentialité.
Informations recherchées : Pays d’hébergement, sous-traitants, durées de conservation, suppression et contact DPO.
Comparer les éléments documentés avec les questions du client, en conservant le service et le périmètre concernés.
Contrats et assurances
Documents : Contrats, avenants, accords de confidentialité et attestations d’assurance.
Informations recherchées : Dates, préavis, renouvellement, responsabilité, garanties, plafonds et exclusions.
Retrouver une clause ou une couverture avec sa source. Le montant d’une garantie doit rester associé à l’assuré et à la période indiquée.
Finance et paiement
Documents : Comptes annuels, factures et relevés d’identité bancaire.
Informations recherchées : Chiffre d’affaires, résultat, exercice, devise, délais de paiement, titulaire du compte et IBAN.
Centraliser les données utiles au dossier administratif. Un IBAN extrait n’est pas une validation du compte bancaire.
Dossier KYC et personnes concernées
Documents : Justificatifs d’identité et documents déclaratifs nécessaires au dossier.
Informations recherchées : Identité, rôle, participation déclarée et éléments du justificatif lorsqu’ils sont présents.
Conserver le lien entre chaque personne et ses informations. Les champs KYC sont confidentiels et leur partage nécessite une sélection explicite ; le profil Complet les exclut.
De l’extraction à la réponse client
Une attestation d’assurance peut indiquer une couverture de 2 millions d’euros. Pour la réutiliser, il faut aussi conserver l’assuré, la garantie, la devise et les dates. De même, un chiffre d’affaires doit rester associé à son exercice : deux montants différents ne sont pas forcément contradictoires.
Cette méthode permet de préparer un dossier documenté sans confondre une déclaration avec une vérification indépendante. Le catalogue ne constitue pas une liste de pièces obligatoires : adaptez la collecte à votre relation commerciale et évitez les données personnelles inutiles.
Consultez le modèle gratuit de questionnaire fournisseur, découvrez le passeport de conformité ou les protections des documents dans Passkoi.
Questions sur les documents et l’extraction
Quels formats de documents Passkoi prend-il en charge ?
PDF, TXT, CSV, Markdown, HTML, DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, JPEG, PNG, WebP et TIFF. La taille maximale est de 10 Mio par fichier. Les anciens formats DOC, XLS et PPT, les fichiers HEIC et les objets OLE intégrés ne sont pas pris en charge.
Peut-on extraire les informations d’un document scanné ?
Oui, la reconnaissance de caractères (OCR) permet de lire les images et PDF scannés dans les limites du moteur. La netteté, l’orientation et la qualité du document influencent le résultat. Vérifiez toujours la valeur proposée et son extrait source.
Que signifient les 216 types d’informations ?
Il s’agit du catalogue d’informations que le moteur peut rechercher, pas d’un nombre de réponses garanti dans chaque document. Jusqu’à 500 faits peuvent être conservés par document, notamment pour plusieurs personnes ou exercices. Une information absente ne doit pas être inventée.
Passkoi certifie-t-il la conformité ou l’identité ?
Non. Passkoi extrait et organise ce que les documents indiquent. Il ne certifie pas leur authenticité, ne remplace pas un avis juridique et ne réalise pas un filtrage autonome des sanctions. Les réponses sont à vérifier avant leur utilisation.
Les documents sources sont-ils partagés avec le client ?
Les documents sources restent privés. Le partage porte sur les informations autorisées. Vous vérifiez les réponses préparées avant de livrer le questionnaire ; si plusieurs faits sont ambigus, Passkoi ne choisit pas arbitrairement le premier.